Jednym z kluczowych elementów zarządzania jakością jest umiejętność skutecznego rozwiązywania problemów. Często jednak zdarza się, że rozwiązujemy tylko objawy problemu, nie docierając do jego prawdziwej przyczyny. W efekcie problem powraca i znowu wymaga naszej uwagi. Aby tego uniknąć, warto sięgnąć po metodę 5 Why – prostą technikę, która pomaga zidentyfikować przyczynę źródłową problemu. Dzięki niej organizacje mogą eliminować nie tylko objawy, ale także przyczyny problemów, co prowadzi do trwałego doskonalenia.
Czym jest metoda 5 Why?
Metoda 5 Why (5 x Dlaczego) została opracowana przez Sakichi Toyodę, jednego z pionierów Toyoty. Jej podstawową zasadą jest zadawanie pytania „dlaczego” pięć razy z rzędu, aby dotrzeć do źródłowej przyczyny problemu. W praktyce nie zawsze potrzebujemy dokładnie pięciu pytań – czasem wystarczą trzy, a czasem potrzeba ich więcej – jednak idea jest taka sama: nie zatrzymujemy się na powierzchownych odpowiedziach, ale drążymy problem, aż znajdziemy jego rzeczywiste źródło.
Dlaczego metoda 5 Why jest skuteczna?
Metoda 5 Why jest popularna, ponieważ jest niezwykle prosta, a jednocześnie skuteczna. Nie wymaga zaawansowanych narzędzi ani specjalistycznej wiedzy – wystarczy dokładna analiza problemu i umiejętność zadawania właściwych pytań. Dzięki tej metodzie można szybko dojść do przyczyn źródłowych, które często są ukryte głębiej, a których nie widać na pierwszy rzut oka.
Korzyści z zastosowania metody 5 Why:
- docieranie do rzeczywistej przyczyny – pomaga unikać rozwiązywania tylko objawów i prowadzi do skutecznego eliminowania problemów.
- łatwość wdrożenia – jest to technika dostępna praktycznie dla każdego, bez potrzeby zaawansowanego szkolenia.
- minimalny koszt – metoda 5 Why nie wymaga inwestycji w drogie narzędzia czy oprogramowanie.
Jak stosować metodę 5 Why w praktyce?
Stosowanie metody 5 Why jest proste, ale wymaga dokładności i systematyczności. Oto kroki, które warto wykonać:
- Zdefiniuj problem – Zacznij od jasnego zdefiniowania, co jest problemem. Opis problemu powinien być konkretny i zrozumiały, aby wszyscy w zespole wiedzieli, na czym się koncentrują.
- Zadaj pierwsze „Dlaczego?” – Zadaj pytanie: „Dlaczego ten problem wystąpił?”. Uzyskana odpowiedź powinna być logiczna i wyjaśniać, dlaczego doszło do problemu.
- Zadaj kolejne „Dlaczego?” – Na podstawie pierwszej odpowiedzi zadaj kolejne pytanie „Dlaczego?”. Kontynuuj ten proces, aż dojdziesz do przyczyny źródłowej.
- Zatrzymaj się, gdy znajdziesz przyczynę źródłową – Po kilku pytaniach zwykle dotrzemy do poziomu, na którym odkrywamy przyczynę, której eliminacja pozwoli rozwiązać problem. Na tym etapie warto zweryfikować odpowiedzi i upewnić się, że problem został dokładnie przeanalizowany.
- Wprowadź działania korygujące – Po znalezieniu przyczyny źródłowej opracuj działania, które pozwolą na jej eliminację, co pomoże w trwałym rozwiązaniu problemu.
Przykład zastosowania metody 5 Why
Przykład: Firma produkcyjna stwierdziła, że jedna z maszyn stale się psuje, co prowadzi do przestojów i opóźnień w produkcji. Zespół stosuje metodę 5 Why, aby zidentyfikować przyczynę.
1. Dlaczego maszyna się psuje?
Odpowiedź: Bo silnik maszyny przegrzewa się.
⬇️
2. Dlaczego silnik się przegrzewa?
Odpowiedź: Bo system chłodzenia nie działa poprawnie.
⬇️
3. Dlaczego system chłodzenia nie działa poprawnie?
Odpowiedź: Bo filtry w systemie chłodzenia są zatkane.
⬇️
4. Dlaczego filtry są zatkane?
Odpowiedź: Bo nie były regularnie czyszczone.
⬇️
5. Dlaczego filtry nie były czyszczone?
Odpowiedź: Bo harmonogram konserwacji nie uwzględnia regularnego czyszczenia filtrów.
Dzięki odpowiedziom na pięć pytań zespół doszedł do przyczyny źródłowej – brak regularnego czyszczenia filtrów w harmonogramie konserwacji. Wprowadzenie odpowiednich działań korygujących, np. dodanie czyszczenia filtrów do harmonogramu, pozwoli uniknąć kolejnych przestojów w produkcji.
Zalecenia przy stosowaniu metody 5 Why
Choć metoda 5 Why jest prosta, warto pamiętać o kilku ważnych zasadach, aby jej efektywność była jak największa:
- unikaj szybkich odpowiedzi – czasem pierwsze odpowiedzi wydają się logiczne, ale mogą nie prowadzić do rzeczywistej przyczyny. Drąż dalej, aby upewnić się, że dotarłeś do źródła problemu.
- zaangażuj zespół – rozwiązywanie problemu wspólnie z innymi osobami może przynieść lepsze rezultaty. Inni członkowie zespołu mogą mieć inne perspektywy i pomóc w pełniejszej analizie problemu.
- dokładnie dokumentuj odpowiedzi – zapisuj każde „dlaczego” i odpowiedź na nie, aby stworzyć pełen zapis procesu. Dokumentacja pomaga w analizie i może być przydatna przy podobnych problemach w przyszłości.
- zachowaj otwarty umysł – warto być otwartym na różne przyczyny problemu. Czasem prawdziwa przyczyna może leżeć w miejscach, które na początku wydają się mało prawdopodobne.
Ograniczenia metody 5 Why
Choć metoda 5 Why jest skuteczna, ma również swoje ograniczenia. Nie jest najlepsza w przypadku bardziej złożonych problemów, które mogą mieć wiele przyczyn źródłowych. W takich sytuacjach może być konieczne użycie bardziej zaawansowanych narzędzi, takich jak analiza FMEA czy diagram Ishikawy.
Ponadto metoda 5 Why opiera się na subiektywnych odpowiedziach osób zaangażowanych w proces, co może prowadzić do niepełnych lub mylnych wniosków. Dlatego w przypadku bardziej złożonych problemów warto wspierać ją analizą danych i innymi narzędziami.
Podsumowanie
Metoda 5 Why to proste i skuteczne narzędzie, które pomaga organizacjom w identyfikacji przyczyn źródłowych problemów. Dzięki zadawaniu serii pytań „dlaczego” można docierać do sedna problemu i wprowadzać trwałe rozwiązania, które poprawiają jakość i efektywność procesów. Dla osób zajmujących się zarządzaniem jakością 5 Why jest jedną z podstawowych technik, która warto stosować i doskonalić, aby z czasem rozwiązywanie problemów stało się jeszcze bardziej skuteczne.
