Presja audytów – czy da się jej uniknąć? Każdy, kto pracuje w jakości, prędzej czy później zmierzy się z audytem lub wizytą klienta. To momenty, które potrafią podnieść ciśnienie, nawet jeśli mamy wszystko pod kontrolą. Bo przecież zawsze może pojawić się niespodzianka – pytanie, na które nie mamy odpowiedzi, nieoczekiwana niezgodność, krytyczne spojrzenie audytora.
Nie ma co się oszukiwać – audyty bywają stresujące. Ale zamiast traktować je jako zagrożenie, warto zmienić perspektywę i podejść do nich strategicznie. Presja jest mniejsza, gdy wiemy, czego się spodziewać i mamy plan działania.
Jak więc poradzić sobie z nerwami i przejść audyt na własnych zasadach?
Przygotowanie – Twoja tarcza ochronna
Nie ma większego źródła stresu niż chaos. Jeśli nie wiesz, czego się spodziewać, każda kontrola wydaje się zagrożeniem. Z kolei, gdy masz uporządkowaną dokumentację, znasz swoje procesy i jesteś świadomy ewentualnych problemów, trudniej Cię zaskoczyć.
Jak więc dobrze przygotować się do audytu lub wizyty klienta?
Sprawdź dokumentację i wyniki kontroli
Audytorzy uwielbiają szczegóły – a najczęściej zaczynają od dokumentów. Jeśli w Twojej firmie procedury istnieją tylko na papierze i nie odzwierciedlają rzeczywistości, audyt od razu stanie się trudniejszy. Dlatego przed kontrolą warto:
✅ Zweryfikować dokumentację – czy jest aktualna, zgodna z rzeczywistością i dostępna?
✅ Sprawdzić raporty kontroli jakości – audytorzy często pytają o wyniki ostatnich analiz, zgodność z wymaganiami klienta, trendy w reklamacjach.
✅ Przejrzeć wcześniejsze raporty audytowe – jeśli w poprzednim audycie były zalecenia, przygotuj się na pytanie: „Co zostało wdrożone?”
Przygotowanie nie oznacza tuszowania problemów. Chodzi o to, żebyś sam dobrze znał swoją sytuację, zanim oceni ją ktoś z zewnątrz.
Nie zgaduj – trzymaj się faktów
Stres często pojawia się wtedy, gdy boimy się, że nie znamy odpowiedzi na jakieś pytanie. I rzeczywiście – brak wiedzy potrafi postawić w niezręcznej sytuacji. Ale wbrew pozorom, audytorzy nie oczekują, że będziesz chodzącą encyklopedią.
Co więc robić, gdy nie znasz odpowiedzi?
🔹 Nie zgaduj. Jeśli nie jesteś pewien, lepiej powiedzieć „Sprawdzę to i wrócę z odpowiedzią”, niż podać błędne informacje.
🔹 Nie tłumacz się nerwowo. Wiele osób w stresie zaczyna nadmiernie się usprawiedliwiać, co może wyglądać jak próba ukrycia problemu.
🔹 Zachowaj spokój. Pamiętaj, że audytor nie sprawdza Ciebie osobiście, tylko system. Jeśli znajdzie problem, ważniejsze jest Twoje podejście niż sama niezgodność.
Kluczowa zasada? Audyt to nie konkurs wiedzy – chodzi o rzetelność i umiejętność zarządzania jakością, a nie o to, kto zna najwięcej definicji na pamięć.
Nie traktuj audytu jak egzaminu – to okazja do rozwoju
Presja często bierze się z przekonania, że audytorzy są „od szukania dziury w całym”. Tymczasem większość audytów nie ma na celu wykazania, że firma jest niekompetentna, tylko sprawdzenie, czy działa zgodnie z wymaganiami.
Oczywiście, mogą się zdarzyć surowi audytorzy lub klienci z listą skarg. Ale nawet w takiej sytuacji nie warto wpadać w defensywę. Zamiast traktować audyt jak zagrożenie, podejdź do niego jak do rozmowy biznesowej.
🔸 Audyt to nie sąd, lecz narzędzie doskonalenia.
🔸 Klient przyjeżdża nie po to, by kogoś ukarać, ale żeby upewnić się, że dostaje dobrą jakość.
Zmiana nastawienia naprawdę działa. Gdy audytor widzi, że nie boisz się trudnych pytań, ale traktujesz je jako możliwość poprawy, jego podejście często staje się bardziej partnerskie.
Jak reagować na znalezione niezgodności?
W idealnym świecie każdy audyt kończyłby się wynikiem „zero niezgodności”. Ale w rzeczywistości rzadko się to zdarza. Nawet najlepiej działający system jakości może mieć słabe punkty.
Gdy audytor znajdzie problem, nie reaguj nerwowo – pokaż, że masz kontrolę nad sytuacją.
❌ Zła reakcja: „Tak, wiem, to błąd, ale w innych firmach jest gorzej.”
✅ Dobra reakcja: „Tak, zauważyliśmy ten problem. Opracowaliśmy już plan działań korygujących.”
Nikt nie oczekuje, że będziesz bezbłędny. Najważniejsze, żeby pokazać, że błędy są analizowane i rozwiązywane.
Nie daj się presji – zarządzaj emocjami
Przygotowanie techniczne to jedno, ale jeśli chcesz uniknąć stresu podczas audytu, warto też pracować nad swoim nastawieniem.
✔️ Zwolnij tempo. Jeśli audytor zadaje trudne pytanie, nie musisz odpowiadać natychmiast. Chwila na zastanowienie działa lepiej niż nerwowe tłumaczenia.
✔️ Oddychaj. Brzmi banalnie? Może i tak, ale świadome, głębokie oddechy pomagają obniżyć napięcie.
✔️ Nie traktuj audytu personalnie. To, że audytor wskaże problem, nie oznacza, że źle wykonujesz swoją pracę.
Nastawienie ma ogromne znaczenie. Jeśli będziesz postrzegać audyt jako okazję do rozwoju, stres będzie znacznie mniejszy.
W skrócie: jak przejść audyt bez nerwów?
✔️ Przygotuj się wcześniej – uporządkowana dokumentacja i analiza wcześniejszych raportów ułatwią życie.
✔️ Nie zgaduj – trzymaj się faktów – jeśli nie wiesz, lepiej powiedzieć „sprawdzę” niż podać błędną odpowiedź.
✔️ Zmień perspektywę – audyt to okazja do doskonalenia, a nie test na ocenę.
✔️ Zachowaj spokój i kontrolę – audytorzy cenią profesjonalizm, a nie nerwowe reakcje.
✔️ Bądź otwarty na uwagi – nie każdy problem to porażka, najważniejsze jest podejście do jego rozwiązania.
Audyt czy wizyta klienta mogą być stresujące, ale im lepiej się przygotujesz, tym większa pewność siebie i kontrola nad sytuacją.
